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2018.08.03

議事録の取り扱い

議事録の取り扱い

そう言えば
最近の月初会議の議事録は
担当が「Dropboxペーパー」でまとめてくれるので
文字の入力の経過が手元のスマートホン上でも見えるという
リアルタイムな共有ができるようになりました。

また、参考となる補足を別の人が後から書き込んだり
その書き込みに対してさらにコメントがつけられるなど
「文書」にライブ感とコラボ作業の容易さが加わって
仕事上の体験が短期間で大きく変化したと感じます。

 

2、3年ほど前までは
月初会議が終わり、マネジャーがまとめてくれた議事録を
お昼前後にメールで受け取っていました。

月例会議における一人一人の発言内容がそこにまとめられているため
それを縮小プリントしてノートに貼り付けていました。

そこに個人的に感じたコメントを書き込んでいくのがその頃の習慣でした。
先月、先々月の分と比較しながら読むと変化がわかり
気づきをメモしていくことが月初のちょっとした楽しみでした。

ほんのちょっと前までやっていた作業も気がついたらやらなくなっていたりします。
スタッフ一人一人の月一回の振り返りを
カッターとのりと赤ペンを使ってトレースしていたことが
なんだかずいぶん昔のことのように感じられました。

 

議事の記録も、社内への配布も、
瞬時になされているのでなんの文句もありません。

ただ、速攻チャージのゼリー飲料のような手軽さで
やった気、わかった気になっているような自分がいます。
体験が瞬間的になって、味わい方が薄まっている感があります。

 

せっかく皆が書き込めるので、会議の後に新しい議論を展開させたり
会議の最中でも補足情報を書き込んで理解を助けたりするなど
会議自体の質を全員でアップデートしないとツールの進化がもったいない。

新しいツールの採用によって生まれた余白に
どんどん分け入っていく人が会社の潜在力を開拓してくれる気がします。

この記事を書いた人

代表取締役井上浩一郎

1964年福岡生まれ。鹿児島市在住。
鹿児島県立大口高等学校、国土交通省航空保安大学校卒業。航空局管制技術官として勤務するも仕事観の違いにより25歳で退職。幾つかの仕事をしながら道を探っていたが、ある時、顧客向け会報誌の作成を担当したことがきっかけとなってメディア作りに目覚め、1997年情報誌CROWD(クラウド)創刊。1999年に有限会社クラウドを設立。情報誌CROWDは地元情報誌にはなかった新たな視点とクオリティで若者を中心に好評を博した。2009年からは新たに企業メディアに注力。特にコンテンツの充実によるウェブマーケティングと、その会社らしさを感じ取れる広報誌など企業メディアのプロデュースに力を入れている。

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