スタッフブログ

2018年08月03日

議事録の取り扱い

 

そう言えば
最近の月初会議の議事録は
担当が「Dropboxペーパー」でまとめてくれるので
文字の入力の経過が手元のスマートホン上でも見えるという
リアルタイムな共有ができるようになりました。

また、参考となる補足を別の人が後から書き込んだり
その書き込みに対してさらにコメントがつけられるなど
「文書」にライブ感とコラボ作業の容易さが加わって
仕事上の体験が短期間で大きく変化したと感じます。

 

2、3年ほど前までは
月初会議が終わり、マネジャーがまとめてくれた議事録を
お昼前後にメールで受け取っていました。

月例会議における一人一人の発言内容がそこにまとめられているため
それを縮小プリントしてノートに貼り付けていました。

そこに個人的に感じたコメントを書き込んでいくのがその頃の習慣でした。
先月、先々月の分と比較しながら読むと変化がわかり
気づきをメモしていくことが月初のちょっとした楽しみでした。

ほんのちょっと前までやっていた作業も気がついたらやらなくなっていたりします。
スタッフ一人一人の月一回の振り返りを
カッターとのりと赤ペンを使ってトレースしていたことが
なんだかずいぶん昔のことのように感じられました。

 

議事の記録も、社内への配布も、
瞬時になされているのでなんの文句もありません。

ただ、速攻チャージのゼリー飲料のような手軽さで
やった気、わかった気になっているような自分がいます。
体験が瞬間的になって、味わい方が薄まっている感があります。

 

せっかく皆が書き込めるので、会議の後に新しい議論を展開させたり
会議の最中でも補足情報を書き込んで理解を助けたりするなど
会議自体の質を全員でアップデートしないとツールの進化がもったいない。

新しいツールの採用によって生まれた余白に
どんどん分け入っていく人が会社の潜在力を開拓してくれる気がします。

 

 

 

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