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2018年07月09日

会議の終了時間を決める

 

最近の社内の会議では
最初に終わる時間を決めてしまいます。

 

外出予定でバタバタと退席する人がいると
結局のところ結論が出せないので
先に予定を確認して無理に終わらせていたのが最初です。

 

終了時間を決めて
それを守ることに重きを置くと
会議が締まる印象があります。

 

参加する誰もが仕事をたくさん抱えていて
長引けばその分残業も増えます。

 

以前は説教話や脱線話など一方通行が多かった。
だらだら長引くと論点がボケて脱線し
結局大したことが決まらない。

 

決まっても長時間の話で輪郭がぼやけているので
その後徹底されないなど反省点だらけでした。

 

終了時間が決まっていると見通しもつき
集中力を持たせやすいし無駄話を控えるし
なんとか結論を出そうという気にもなるので
良い傾向と見ています。

 

 

飲み会における優秀な幹事は
開始時に一次会の終了時間を予告し
その時間が来たら
上役の一本締めなどでスパッと締めます。
もっと飲みたい人は二次会へ
帰りたい人は引っ張られることなくさっと帰る。

 

ダメな幹事は終了時間を予告せず
呑んべいのダラダラ話に引っ張られ
締めのタイミングを逃し
グダグダ飲みの一方、一人二人と抜け出していく
崩れ落ちるような終わり方になります。

 

飲み会も会議も
制限時間内でぎゅっと詰まっている方が
話も濃くなるし、参加者のストレスが減ります。

アイデアが出てこなくて停滞したら(話が続かなかったら)
準備不足かキーマン不在なので、
その会議はやめて仕切り直しがベスト。

外部との打ち合わせでは
そこまでハッキリとは言えませんが(苦笑)
限られた時間でも正しい結論や成果が出せるよう
事前の準備、打ち合わせのゴール確認、
コンパクトな会議を心がけています。

会議は終了時間を宣言する。守る。
これをみんなで徹底させましょう。

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