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2018.07.25

ミーティングの記録

ミーティングの記録

自分のPCの中に「mtg記録」というファイルがあります。
もっとも頻繁に開き、常に更新され続けているファイルです。

 

文字通り「ミーティングの記録」のなのですが
一つのファイルにまとめるようになってから
紙にメモするよりも記録の価値が格段に上がりました。

 

次々に話の内容を列挙していくのに便利な
「オムニ・アウトライナー」というアウトライン作成アプリを使っています。
アウトラインとは、文字入力して改行すると頭に「・」がつくリスト形式のことです。
専用アプリでなくてもワープロソフトにはその機能がたいがい組み込まれています。

 

どこの会社でもいろいろな会議があると思いますが
ウチでも目的別に定期的なミーティングがいくつかあり、
「mtg記録」には、“経営会議”とか“制作mtg”など会議の種類が列記されます。

 

その下の階層には開催日が並び、
さらにその下の階層には議題や発言のメモが並び、、、
という具合に会議の内容を時系列にメモしています。
発言内容や、それを聞いたときに思ったことなども記録していますので
結論に至る過程は後から見てもよくわかります。

 

紙の記録ですと話しながらの記録が雑になりがちで
後のことを考えるとテキストデータの方が見返しやすい。
また話しながらの記録では、キーボードの方が早くキレイです。
早くてストレスのない記録のために
気に入ったキーボードを持ち込んでいるくらいです。

 

会議・ミーティングの記録を一つにまとめていると
前回どんな話だったのかがすぐ参照でき
前回の話からの差分を確認しやすくなります。

 

ミーティングの問題として思いつくのは、
・時間が空いてしまったことによる忘却。
・とりとめのない話。
・結論がうやむやで次のアクションが不明瞭。

 

これがなるべく起こらないように簡潔明瞭な記録を一箇所に残し、
参照しやすくすることでかなりの改善が見られます。
一つのファイルを3年くらい使っているのは
活用できている証拠です。

 

会議の改善は自分にとっても会社にとっても大きなテーマです。
会議は日常的な意思決定の役割を担っており、会社組織の脳であり神経です。

 

最近ではリアルタイムで社内に共有できるDropboxのペーパーがとても便利で
社内でも積極的に活用されるようになりました。
これはいろんな神経細胞(=スタッフの頭脳)がつながる感じがします。

 

会議の目的は「新たなアクションの決定」ですので
具体的なアクションを最後に記録して終わるのが
この「mtg記録」の閉じ方の理想です。

この記事を書いた人

代表取締役井上浩一郎

1964年福岡生まれ。鹿児島市在住。
鹿児島県立大口高等学校、国土交通省航空保安大学校卒業。航空局管制技術官として勤務するも仕事観の違いにより25歳で退職。幾つかの仕事をしながら道を探っていたが、ある時、顧客向け会報誌の作成を担当したことがきっかけとなってメディア作りに目覚め、1997年情報誌CROWD(クラウド)創刊。1999年に有限会社クラウドを設立。情報誌CROWDは地元情報誌にはなかった新たな視点とクオリティで若者を中心に好評を博した。2009年からは新たに企業メディアに注力。特にコンテンツの充実によるウェブマーケティングと、その会社らしさを感じ取れる広報誌など企業メディアのプロデュースに力を入れている。

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