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2018年10月06日

ドキュメント・スキャナ

 

自分の仕事机にはパソコンやモニタとともに
ドキュメントスキャナが鎮座しています。

スキャンスナップという定番商品ですが
6年ぶりに新型が出たそうです。
刷新内容に関心を持ちつつもどこが良くなったかは知りません。
新機能を知ったら欲しくなりそうなのでしばらくは見ないことにしておきますが
1年半前に購入した旧型機も大活躍しています。

 

私にとってのドキュメント・スキャナは
シュレッダーとのコンビによる仕事場の掃除屋です。

社内間では紙の書類のやり取りはほとんどなくなりましたが
外から届く紙の書類はまだ多くちょっと溜めると厄介です。
近年、私はすっかり紙の書類嫌いになってしまいました。

 

結局書類は情報を伝えるための運び屋として届いているだけで
情報を拾い、物理的に紙の部分を除ければそれでいいのです。

スキャンとは書類から紙のメディア部分を取り除く機械とも言えます。
スキャンしてデータ化することによって
紙の書類は情報だけを抜かれ、重さと広さだけの存在です。

魂を写し取られた書類はシュレッダー行き。
情報漏れを防ぎ、捨てやすい状態にしてあげるのです。

スキャナ + シュレッダーのコンビネーションは私にとっては救世主であり
氾濫する紙の行き先を一つにまとめ心残りなく処分する決定力を与えてくれました。
情報をPDFでも、jpegにでも変換できれば心おきなく捨てられます。

 

ただ、私がこれだけ重宝しているストレスフリーな処分方法も
自社内ではそれほどウケていません。
管理部門に届く紙書類に比べれば
制作セクションはほとんどメールやSNSで事足りるからです。

どこにも繋がれないで転がっている
会社のもう一つのドキュメント・スキャナがどうにも不憫でなりません。

私はこれを拾い上げ、
もう一ランク上の書類管理フローを作ろうと決意しました。

さっとデータ化して書類の物理的な制約を取っ払う。
データの共有によって場所や時間の制限を一つなくせるわけですから
活用法次第です。

このドキュメント・スキャナのおかげで本棚ひとつ分のスペースがあき、
280冊の本を心残りなく処分できました。
データ化した本はiPadの中に収まってしまったので
本棚ひとつ分の本をいつでもどこでも読めるわけです。

 

新しい機器も新しいデジタルサービスも日常の使い方に落とし込むまでが大事で
そこは自社の仕事の流れを観察し、もっとやりやすくしてやろうという意志が不可欠です。

今後テレワーク(リモートワーク)なども導入することになるでしょうから、
データの共有方法ももっと幅広く、簡単にするつもりです。

 

不便を不便と思わず、放置してきたことはたくさんあるでしょう。
小さな負荷、小さな障害をいかに当たり前にしないか。
もっと欲張った改善マインドを日々の仕事の中に醸成していきたいです。

 

スキャナにしろ、シュレッダーにしろ、
紙がガーッと吸い込まれていく光景をが一つの区切りであり、
精神の浄化にもなっているようです。

 

 

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